Strategiimplementering: gør den vedtagne retning til arbejde, der kan begynde

Strategien er vedtaget, men afdelingerne skal stadig finde ud af, hvad de skal gøre anderledes mandag morgen. En overskrift som »mere sammenhæng i kundeoplevelsen« fortæller ikke, hvilken arbejdsgang der ændres først, eller hvem der skal bidrage.

En workshop om strategiimplementering skal forbinde retningen med konkrete leverancer og de forudsætninger, som gør dem mulige. Lad deltagerne gå derfra med et første gennemførelsesforløb, som kan sættes i gang og vurderes igen på en aftalt dato.

Medbring den beslutning, I arbejder ud fra

Mødeejer samler den vedtagne strategi, dens afgrænsning og de beslutninger, der allerede er truffet om ansvar og prioriteringer. Markér også, hvilke spørgsmål gruppen må afgøre på workshoppen.

Hvis der stadig er uenighed om selve retningen, skal den være synlig. Ellers kan en samtale om gennemførelse ende med at åbne strategien igen, mens deltagerne tror, de planlægger udførelsen. Sæt en ansvarlig på den nødvendige afklaring, og vurder, hvilket arbejde der kan fortsætte imens.

Vælg et begrænset antal strategiske indsatser til dagen. Begynd med dem, hvor flere funktioner skal ændre deres arbejde sammen. De giver konkrete afhængigheder at undersøge.

Beskriv den første synlige forandring

Tag én indsats ad gangen og spørg: Hvad skal en medarbejder, kunde eller samarbejdspartner kunne opleve anderledes? Beskriv en handling eller en leverance, som gruppen kan genkende.

Som forslag kan en indsats om bedre kundeoverlevering begynde med én fælles beskrivelse af, hvilke oplysninger der følger en opgave fra salg til levering. Det er mere afgrænset end at ændre hele kunderejsen på én gang.

Skriv derefter det første resultat: en aftalt arbejdsgang, et afprøvet skema eller en gennemført prøve med en bestemt type opgave. Angiv, hvad resultatet skal bruges til, og hvem der skal vurdere det. Et dokument er først en relevant leverance, når nogen har en opgave med det.

Find det arbejde, som skal ske før andet arbejde

Læg leverancerne i en foreløbig rækkefølge. Spørg for hver af dem, hvad der skal være besluttet, tilgængeligt eller afprøvet, før den kan begynde.

En fælles arbejdsgang kan eksempelvis kræve, at to afdelinger først bliver enige om, hvornår en opgave er klar til overlevering. En prøve kan kræve deltagelse fra en bestemt fagperson. Skriv navn på den, der skal bekræfte forudsætningen, og hvornår svaret er nødvendigt.

Skeln mellem en reel afhængighed og en vane. Måske kan et udkast godt udarbejdes, mens et mindre spørgsmål afklares. Måske er et manglende svar så afgørende, at det vil være forkert at sætte resten i gang. Gruppen skal kunne forklare forskellen.

Giv hver indsats en første arbejdsperiode

Undgå at detaljeplanlægge hele gennemførelsen, hvis de senere trin afhænger af det første forsøg. Aftal i stedet en afgrænset periode med en leverance, en ansvarlig og et tidspunkt for gennemgang.

En brugbar beskrivelse kan svare på:

• Hvilket konkret resultat skal være klar ved periodens afslutning?
• Hvem ejer leverancen, og hvem skal bidrage?
• Hvilke nødvendige forudsætninger mangler stadig?
• Hvilket eksisterende arbejde bliver påvirket eller må vente?
• Hvem kan afgøre ændringer i opgaven undervejs?
• Hvilket materiale skal ledelsen se ved næste gennemgang?

Lad de personer, der skal udføre arbejdet, bekræfte deres bidrag. Et navn i en plan er ikke i sig selv en aftale om tid eller rådighed.

Følg både fremdrift og det, forsøget viser

Aftal, hvad ledelsen vil undersøge ved næste møde. Er leverancen klar? Kan den bruges til sit formål? Hvilke forudsætninger viste sig at holde, og hvilke skal ændres?

Ved prøven med en ny overlevering kan gruppen eksempelvis gennemgå de faktisk anvendte skemaer og de spørgsmål, modtagerne måtte stille. Det giver et grundlag for at justere arbejdsgangen. Antallet af gennemførte møder fortæller mindre om, hvorvidt den nye praksis fungerer.

Afslut opfølgningen med et valg: fortsæt, tilpas, undersøg nærmere eller stop den aktuelle løsning. Skriv begrundelsen, og opdatér gennemførelsesforløbet.

Vælg et rum til den fælles arbejdsplan

Workshoppen kræver, at deltagerne kan se indsatser, leverancer og afhængigheder i sammenhæng. Beskriv, hvordan materialet skal vises og redigeres, når I undersøger møderammer på The Reserve. Aftal også, hvem der leder processen og samler den endelige plan.

Se stedets aktuelle oplysninger, og få opstilling, arbejdsflader, udstyr og adgang afklaret til jeres konkrete forløb. Medbring den vedtagne retning og de første leveranceforslag som arbejdsgrundlag.