Hvad er en workshop, og hvordan adskiller den sig fra et møde?

En workshop er et planlagt forløb, hvor deltagerne arbejder aktivt med en afgrænset opgave. De kan undersøge et problem, udvikle forslag eller bearbejde materiale sammen. Arbejdet skal have en beskrevet afslutning: for eksempel et kort over en arbejdsgang, en række muligheder eller et forslag, som skal behandles videre.

Et møde kan indeholde en workshop, og en workshop kan begynde med et oplæg. Forskellen ligger især i, hvad deltagerne skal gøre. Hvis de alene skal lytte til en præsentation, beskriver et oplæg formatet mere præcist.

Vælg format efter opgaven

Ingen af formaterne er bedst til alt. Brug dem til forskellige behov, og fortæl deltagerne, hvad der forventes.

Tabellen er en praktisk opdeling. Jeres arrangement kan kombinere flere former. Marker overgangen, så deltagerne ved, hvornår de skal lytte, arbejde eller beslutte.

Begynd med afleveringen

»Vi skal have en god dialog« fortæller ikke, hvad gruppen skal arbejde frem mod. Det kan være et ønske til samtalen, men det skal suppleres med en opgave.

En mere konkret formulering kunne være:

Vi skal tegne den nuværende arbejdsgang, markere de steder, vi er i tvivl om, og vælge to spørgsmål, som skal undersøges bagefter.

Eksemplet er opdigtet. Pointen er, at deltagerne både kan se arbejdet og det materiale, som skal være klar til sidst. Afleveringen behøver ikke være en færdig løsning. Den kan også vise, hvor gruppen mangler viden.

Aftal, hvem der skal bruge resultatet. Et forslag til en direktør, et arbejdsark til gruppens eget næste møde og en færdig beslutning er forskellige leverancer.

Forskellige workshops har forskellige opgaver

Ordet workshop fortæller ikke alene, hvad gruppen skal lave. Det bør følges af en beskrivelse af arbejdet. Her er fire praktiske opgaver, som kan hjælpe med at afgrænse et forløb. Brug opdelingen til at vælge, hvad I vil aflevere.

Undersøge noget, I endnu ikke forstår

Gruppen kan begynde med observationer, konkrete hændelser eller et materiale, som den skal se nærmere på. Opgaven er at beskrive forholdene og formulere spørgsmål, før nogen foreslår en løsning.

En mulig aflevering er et kort over den nuværende situation med tydeligt markerede usikkerheder. Det kan være passende, hvis deltagerne har forskellige billeder af, hvor problemet ligger. Gruppen behøver ikke vælge en ændring på samme workshop.

Udvikle flere mulige forslag

Her arbejder deltagerne med alternative bud på en afgrænset opgave. Det skal være klart, hvilket spørgsmål forslagene skal besvare, og hvilke rammer de skal passe indenfor.

En mulig aflevering er nogle få beskrevne forslag med deres vigtigste antagelser. Hvis idéerne også skal vurderes, skal den opgave have sin egen instruktion. En liste med mange ord eller overskrifter fortæller endnu ikke nødvendigvis, hvad hvert forslag indebærer.

Bearbejde eller afprøve en idé

Gruppen har en idé og skal gøre den mere konkret. Den kan eksempelvis tegne et forløb, skrive en instruktion eller afprøve et udkast i en opdigtet situation.

En mulig aflevering er en arbejdsversion og en liste over det, som afprøvningen gav anledning til at undersøge. Beskriv, hvad der faktisk er prøvet. En kort workshopøvelse dokumenterer ikke i sig selv, at løsningen vil fungere i den daglige drift.

Samle et fælles oplæg

Deltagerne har materiale fra forskellige personer eller områder og skal bearbejde det til et sammenhængende oplæg. Opgaven kan være at finde forskelle, afklare begreber og beskrive de spørgsmål, der stadig står åbne.

En mulig aflevering er et fælles notat eller et forslag til et andet beslutningsforum. Det er en anden opgave end at stemme om et på forhånd færdigt oplæg. Vælg den beskrivelse, der passer til deltagernes faktiske bidrag.

Hvad tæller som et arbejdsprodukt?

Et arbejdsprodukt behøver ikke være flot eller færdigt til offentlig brug. Det skal være forståeligt for den, der skal anvende det videre. En læsbar skitse med forklarede usikkerheder kan være mere passende til opgaven end en præsentation, som skjuler de åbne spørgsmål.

Sammenlign følgende eksempler:

Det er eksempler på afleveringer, ikke løfter om bestemte organisatoriske resultater. Vælg ét hovedprodukt og beskriv, hvordan det skal bruges. Hvis I vælger flere produkter, skal programmet vise forbindelsen mellem dem.

Seks valg før I vælger øvelser

1. Spørgsmålet. Hvad skal gruppen undersøge, beskrive eller udvikle? Skriv det i én sætning. Hvis sætningen rummer flere uafhængige opgaver, skal I vælge, om de kan behandles samlet.

2. Grundlaget. Hvilke oplysninger har deltagerne brug for? Brug konkrete eksempler og marker usikkerheder. Undgå at gøre workshoppen til en gættekonkurrence om forhold, som kan undersøges på forhånd.

3. Deltagerne. Hvem har relevant viden, hvem skal arbejde videre med resultatet, og hvem har mandat til eventuelle beslutninger? Det er forskellige begrundelser for at deltage.

4. Arbejdsformen. Skal folk først skrive hver for sig, undersøge noget i par eller arbejde med et fælles materiale? Vælg formen ud fra opgaven og deltagernes behov.

5. Tiden. Regn også med instruktion, spørgsmål, pauser, skift og opsamling. Et program med mange øvelser har ikke automatisk plads til at afslutte dem.

6. Afleveringen. Beskriv, hvad grupperne afleverer, hvem der samler det, og hvordan det bruges bagefter. Hvis ingen har den opgave, bliver det et åbent punkt i planlægningen.

Forbered et grundlag, deltagerne faktisk kan arbejde med

En workshop om en konkret opgave kræver, at deltagerne ved, hvad opgaven handler om. I kan give dem et kort notat, udvalgte eksempler eller en skitse af den nuværende situation. Forklar, hvad de skal lægge mærke til, og hvad der endnu er ubekræftet.

Hvis I bruger deltageres erfaringer som materiale, kan I bede dem beskrive en bestemt situation frem for at skrive deres generelle holdning til alt. Et bidrag kan for eksempel indeholde: Hvad skete der? Hvilke oplysninger havde du? Hvad var uklart? Hvilket spørgsmål vil du tage med?

Afklar også, hvilket materiale der skal holdes ude af fælles arbejdsark. Brug anonymiserede eller opdigtede eksempler, når personlige eller fortrolige oplysninger ikke er nødvendige for opgaven. Denne planlægningsanbefaling erstatter ikke organisationens egne regler for håndtering af oplysninger.

Ved workshopstart kan arrangøren vise tre enkle felter: Det ved vi, det er vores foreløbige vurdering, og det skal vi undersøge. Opdater felterne, hvis arbejdet giver grund til det. Deltagernes bidrag skal ikke automatisk behandles som dokumenterede kendsgerninger.

Tilpas arbejdsformen til bidraget

Vælg, hvordan bidragene skal opstå og blive samlet. En samtale i hele gruppen kan passe til en fælles afklaring. Individuelt skrivearbejde kan være en måde at indhente flere selvstændige formuleringer. Mindre grupper kan få til opgave at undersøge forskellige dele eller at vurdere de samme alternativer.

Det er forskellige valg, som kræver forskellige instruktioner. Hvis grupper skal sammenligne deres arbejde, bør de normalt få en forståelig fælles afleveringsform. Ellers kan én gruppe komme tilbage med en lang fortælling, en anden med et billede og en tredje med en beslutning, som ingen havde bedt den træffe.

Beskriv for eksempel:

• Hvad hver gruppe skal arbejde med.
• Hvilket materiale den tager udgangspunkt i.
• Hvad den skal levere tilbage.
• Hvilke spørgsmål den gerne må lade stå åbne.
• Hvordan bidragene bliver behandlet i fællesskab.

Vælg ikke gruppearbejde alene, fordi det står i en skabelon. Hvis opgaven er at forklare en ny oplysning og svare på få afklarende spørgsmål, kan en fælles gennemgang være tilstrækkelig. Det er opgaven, som skal begrunde arbejdsformen.

Gør instruktionen konkret

Sammenlign disse to instruktioner:

»Tal om vores samarbejde.«

»Vælg én tilbagevendende opgave. Tegn de vigtigste trin, marker hvor I mangler oplysninger, og aflever tre spørgsmål, som I vil afklare.«

Den anden instruktion angiver en opgave og en aflevering. Den siger også noget om, hvad gruppen skal lade ligge. Det er et originalt eksempel, som I kan tilpasse; det er ikke en færdig metode til enhver samarbejdsudfordring.

Afprøv gerne instruktionen med en kollega før dagen. Bed personen forklare, hvad opgaven går ud på, og hvad der skal afleveres. Brug svaret til at redigere teksten.

Planlæg måder at bidrage på

En fælles samtale er én mulighed. Skriftligt arbejde, mindre grupper og en aftalt opsamling er andre. Beskriv, hvordan bidrag bevæger sig fra den enkelte deltager til det fælles materiale.

Et navngivet eksempel er 1-2-4-All fra Liberating Structures. Her begynder arbejdet individuelt og fortsætter i par, mindre grupper og fælles opsamling. Læs metodeejerens vejledning, hvis I vil bruge metoden. Den skal vælges til en passende opgave frem for at indsættes som en fast øvelse i alle workshops.

Spørg også til deltagernes behov. W3C’s vejledning om tilgængelige arrangementer behandler blandt andet information, præsentationer, deltagelse og pauser. Brug deres tjekliste i planlægningen. Et valgt aktivitetsformat bør kunne tilpasses dem, der skal være med.

Tre opdigtede eksempler på workshops

De tre opdigtede eksempler herunder viser sammenhængen mellem spørgsmål, arbejde og aflevering.

Eksempel 1: Undersøg en intern arbejdsproces

Et team oplever, at kolleger er usikre på, hvilke oplysninger der skal følge med en bestemt opgave. Arrangøren vælger én tilbagevendende opgavetype og tager et opdigtet eksempel med til workshoppen.

Arbejdsspørgsmål: Hvilke oplysninger skal være til stede, før næste person kan arbejde videre?

Deltagernes arbejde: Beskriv den nuværende rækkefølge. Marker, hvor oplysninger bliver givet videre, og hvor deltagerne har forskellige forventninger. Lad usikkerheder stå som spørgsmål, hvis ingen har grundlag for at afklare dem.

Aflevering: Et proceskort og et første forslag til de oplysninger, som skal følge med opgaven. Aftal, hvem der skal afprøve eller behandle forslaget videre.

Workshoppen behøver ikke ændre alle samarbejdsrutiner. Hvis gruppen finder andre problemer, kan de noteres til en særskilt opgave. Afgrænsningen gør det muligt at se, hvad det konkrete forløb behandler.

Eksempel 2: Udvikl forslag til en intern fagdag

En arbejdsgruppe skal komme med forslag til indholdet på en fagdag. Den kender målgruppen og det overordnede formål, men har ikke valgt aktiviteterne.

Arbejdsspørgsmål: Hvilke to eller tre arbejdsformer kan give deltagerne mulighed for at undersøge det valgte faglige spørgsmål?

Deltagernes arbejde: Formulér forskellige forslag. Beskriv ved hvert forslag, hvad deltagerne skal gøre, hvilket materiale det kræver, og hvad de kan aflevere. Sammenhold derefter forslagene med den opgave, fagdagen har fået.

Aflevering: Nogle få beskrevne muligheder med behov for yderligere afklaring. Hvis en anden person ejer programmet, skal denne person modtage forslagene. Workshopgruppen bør ikke præsentere sine idéer som et godkendt program, medmindre det er dens mandat.

Her er arbejdsproduktet et oplæg. Det er en fuldgyldig workshopaflevering, selv om den endelige beslutning træffes senere.

Eksempel 3: Afprøv et udkast til en instruktion

En gruppe har skrevet en kort instruktion til en arbejdsopgave og vil undersøge, hvilke dele en kollega kan forstå uden yderligere forklaring. Brug en afgrænset, opdigtet situation, så selve workshoppen ikke påvirker en virkelig leverance.

Arbejdsspørgsmål: Hvad bliver uklart, når en anden person forsøger at bruge instruktionen?

Deltagernes arbejde: Gennemgå situationen med instruktionen som grundlag. Notér de steder, hvor modtageren må gætte eller spørge. Bed også forfatteren om at markere de forudsætninger, der ikke står i teksten.

Aflevering: En revideret arbejdsversion og en liste over spørgsmål til videre afprøvning. Beskriv de forhold, øvelsen ikke undersøgte. Det kan være andre opgavetyper, særlige situationer eller anvendelse i den faktiske hverdag.

Resultatet er et forbedret udkast i denne illustrative øvelse. Det er ikke i sig selv en godkendelse af en procedure eller dokumentation for dens anvendelse i alle situationer.

Hvad gør I, når forløbet ikke passer til opgaven?

En drejebog er et forslag til gennemførelsen. Hvis en instruktion viser sig at være uklar, eller et centralt spørgsmål ikke kan besvares, skal procesansvarlige kunne justere arbejdet og forklare hvorfor.

Afklar større justeringer med den, der ejer formålet eller beslutningen. Nogle spørgsmål skal undersøges videre uden for rummet. Et procesgreb løser ikke automatisk en faglig uenighed eller en uklar ansvarsfordeling.

Aftal rollerne

Arrangøren kan eje formålet og kontakten med deltagerne. En facilitator kan stå for instruktioner, proces og opsamling. En beslutningstager kan have mandatet til at vælge, hvad der skal ske efter arbejdet.

Samme person kan have flere roller, men skriv dem ned. At facilitere en workshop giver ikke i sig selv mandat til at træffe organisationens beslutninger. Et mødested, der leverer lokalet og den praktiske modtagelse, er heller ikke nødvendigvis ansvarligt for processen.

En workshop kan indgå i en længere dag

Et lederseminar kan eksempelvis rumme en orientering, et fælles oplæg, en workshop og en afsluttende beslutning. Fortæl, hvilken rolle hver del har. En præsentation kan levere et grundlag, workshoppen kan bearbejde det, og et senere mødepunkt kan behandle resultatet.

Beskriv overgangene i planlægningen. Hvem giver opgaven efter oplægget? Hvilket materiale tager deltagerne med ind i arbejdet? Hvem tager imod gruppernes afleveringer? Hvad sker der, hvis arbejdet viser, at spørgsmålet skal undersøges yderligere?

Det sidste spørgsmål er vigtigt at have en aftale om. I behøver ikke tvinge en beslutning igennem for at holde fast i et program, der blev skrevet, før gruppen kendte materialet. Det kan være en legitim afslutning at beskrive et afklaringsbehov og give det en ejer.

Digitale og fysiske workshops kræver konkrete aftaler

En digital workshop kan have den samme afgrænsede arbejdsopgave som et fysisk forløb, men arrangøren skal stadig beskrive, hvordan alle får instruktionen og kan bidrage. Et digitalt mødelink er ikke en arbejdsform i sig selv.

Afklar, hvor deltagerne finder materiale, hvem der kan redigere, og hvordan bidrag bliver samlet. Hvis I bruger grupperum eller andre funktioner, skal den ansvarlige kende dem og have en plan for, hvad der sker, hvis de ikke kan anvendes.

Ved fysisk deltagelse kan I afklare, hvordan materialet er synligt, hvilke arbejdsflader der skal bruges, og hvem der samler resultatet. Ved blandet deltagelse skal I desuden undersøge, hvordan personer uden for rummet får samme instruktion og adgang til det nødvendige materiale.

De konkrete løsninger afhænger af opgaven og deltagerne. Lov ikke et hybridformat alene på baggrund af, at der er en skærm i lokalet. Beskriv, hvordan det skal fungere, og afklar det med den, der leverer teknikken.

Afslut med en overdragelse

Brug den sidste del af workshoppen på at gennemgå den aftalte aflevering. Vis, hvad gruppen har produceret, hvilke spørgsmål der stadig er åbne, og hvem der tager over. Deltagerne skal kunne se forskellen på et fælles forslag og noget, der allerede er besluttet.

Et enkelt overdragelsesnotat kan indeholde fem felter:

1. Opgaven: Hvilket spørgsmål arbejdede vi med?
2. Materialet: Hvad har vi faktisk produceret?
3. Status: Hvilke dele er forslag, vurderinger eller åbne spørgsmål?
4. Modtageren: Hvem behandler materialet videre?
5. Tilbagemeldingen: Hvornår og hvordan får deltagerne at vide, hvad der sker?

Det kan være et kort dokument. Lad omfanget følge modtagerens behov, og aftal, hvor materialet opbevares. En mappe med tavlefotos kan indgå som bilag, men bør ikke stå alene, hvis andre har brug for en forklaring for at kunne bruge indholdet.

Spørgsmål om workshops

Hvor mange skal deltage i en workshop?

Der er ikke ét deltagerantal, der definerer en workshop. Begynd med de nødvendige bidrag og planlæg derefter, hvordan de kan komme i spil. Flere deltagere kan kræve en anden fordeling af arbejde og opsamling. Eventuelle gruppestørrelser i et eksempel er procesvalg, ikke oplysninger om et bestemt mødesteds kapacitet.

Skal alle deltagere have noget at vide om emnet på forhånd?

De skal have et grundlag, der passer til opgaven. Nogle forløb bruger deltagernes egne observationer, mens andre kræver et bestemt materiale. Beskriv forberedelsen og giv en forståelig instruktion. Hvis arbejdet forudsætter faglig viden, som deltagerne ikke har, skal enten grundlaget, opgaven eller deltagerkredsen justeres.

Er en workshop det samme som et kursus?

Nej, ordene beskriver forskellige sider af et forløb. Et kursus kan indeholde workshops, hvor deltagerne arbejder med det faglige stof. En enkelt workshop behøver ikke være et undervisningsforløb. Fortæl, om deltagerne primært skal lære en bestemt fremgangsmåde eller bidrage til at bearbejde en konkret opgave.

Skal en workshop ende med enighed?

Det afhænger af opgaven. Et brugbart resultat kan også være et tydeligt billede af forskellige vurderinger og det grundlag, de bygger på. Hvis gruppen skal vælge noget, må det fremgå, hvem der har mandatet, og hvordan valget behandles. Lad ikke en uklar forventning om enighed erstatte den aftale.

Hvordan vurderer vi, om workshoppen var nyttig?

Sammenhold arbejdet med den aftalte opgave. Kunne modtageren bruge afleveringen? Var åbne spørgsmål beskrevet? Blev næste skridt taget op? I kan også spørge deltagerne til instruktionerne og deres muligheder for at bidrage. Det er konkrete spørgsmål til forløbet, ikke alene et mål for dets langsigtede effekt.

Kopiér denne korte workshopbrief

• Arbejdsspørgsmål: Vi skal undersøge …
• Anledning: Det er relevant nu, fordi …
• Deltagere: Vi har brug for bidrag fra …
• Materiale: Deltagerne får …
• Arbejdsopgave: Under workshoppen skal vi …
• Aflevering: Ved afslutningen har vi …
• Mandat: Gruppen kan beslutte …
• Procesansvarlig: Instruktioner og opsamling varetages af …
• Videre brug: Resultatet går til … senest …

Brug briefen til at vurdere, om I faktisk har brug for en workshop. Hvis opgaven alene er at dele en besked, kan et andet format passe bedre. Hvis I skal bearbejde noget sammen, giver briefen et grundlag for at vælge program og rammer.

På The Reserve udvikler vi kreative rum til blandt andet møder og workshops. Lokalerne kan endnu ikke bookes, og konkrete formater og faciliteter er under udvikling. Se de aktuelle planer for møder på Djursland, hvis I vil drøfte en fremtidig idé.